Legalisatie van documenten
Een legalisatie is een ondertekende verklaring van een bevoegde autoriteit waarmee een op het document gestelde stempel en handtekening voor echt wordt verklaard. Legalisatie betekent niet dat het overgelegde document inhoudelijk wordt gecontroleerd en geeft dus geen garantie voor de juistheid van de inhoud van het document. Het gaat slechts om de stempel en handtekening die zijn aangebracht op het document.Legalisatie is noodzakelijk om documenten in een ander land te kunnen gebruiken. Het geeft een waarborg dat het document authentiek is.

 Wanneer zijn gelegaliseerde documenten benodigd? 

• aanvraag van een verblijfsvergunning 
• aanvraag van de Nederlandse nationaliteit 
• aangaan van een huwelijk 
• gezinshereniging 
• bij het ontvangen van kinderbijslag, pensioen of een andere bijstand 
• het volgen van een studie (bv. diploma's) 
• registratie van documenten bij het Bureau Bijzondere Akten te Den Haag ·

De volgende documenten kunnen bijvoorbeeld worden gelegaliseerd: geboorteakte, huwelijksakte, echtscheidingsakte, diploma, inschrijvingsbewijs in een gemeente, bewijs van ongehuwd zijn, verblijfsvergunning, overlijdensakte, verklaring omtrent gedrag, door een notaris opgestelde verklaring, door een beëdigd vertaler vertaald document. In principe mag een document dat wordt aangeboden aan de ambassade of één van de honoraire consulaten niet ouder zijn dan zes maanden. Tevens mag de lokale geldigheidstermijn van een document niet zijn overschreden. Bij de instantie waarvoor een bepaald document benodigd is, dient eerst nagevraagd te worden hoe oud dit document mag zijn. 

Hoe dient het meervoudig legaliseren van een document te worden uitgevoerd? 

Voorbeeld 1:
Indien een buitenlander in Nederland wil gaan studeren, dan moet het de Nederlandse autoriteiten duidelijk zijn dat het diploma van de vooropleiding authentiek is. Aangezien de Nederlandse autoriteiten niet bekend zijn met alle instellingen die diploma's mogen afgeven, dient een hogere autoriteit te verklaren dat het diploma door de bevoegde instantie is afgegeven. De legalisatieketen voor een diploma is dan als volgt:
onderwijsinstelling in het buitenland geeft diploma af
Ministerie van Onderwijs in Maputo legaliseert
Ministerie van Buitenlandse Zaken in Maputo legaliseert
Nederlandse ambassade in Mozambique legaliseert 

Voorbeeld 2:
Een Poolse staatsburger wil in Nederland trouwen. Daartoe dient onder andere een geboortebewijs te worden overgelegd, dat gelegaliseerd dient te worden zodat de ambtenaar van de burgerlijke stand zeker is dat de autoriteit die de geboorteakte heeft afgegeven, ook bevoegd was om dit te doen.
gemeente in Maputo geeft geboorteakte af
Ministerie van Buitenlandse Zaken in Maputo legaliseert
Nederlandse ambassade in Mozambique legaliseert Uit bovenstaande voorbeelden blijkt dat steeds de handtekening van de vorige autoriteit voor echt wordt verklaard, waaruit blijkt dat deze autoriteit bevoegd was om te tekenen. Voordat een document wordt aangeboden bij de ambassade of één van de consulaten, dient het document in ieder geval te zijn voorzien van een legalisatie door het Poolse ministerie van Buitenlandse Zaken. Bij het Poolse ministerie van Buitenlandse Zaken kan worden nagevraagd welke legalisatieketen een bepaald document volgens de Poolse regelgeving dient te volgen alvorens het daar ter legalisatie kan worden aangeboden. 

Vertaling van een document 
Voor gebruik in Nederland dient een document tevens te worden vertaald naar het Nederlands, Frans, Engels of Duits door een beëdigd vertaler. De vertaling kan zowel in Mozambique als in Nederland plaatsvinden. Let wel: indien de vertaling plaatsvindt in Mozambique dient deze te worden gelegaliseerd zoals hierboven toegelicht is. Indien de vertaling plaatsvindt in Nederland, is deze legalisatie niet noodzakelijk. 

Kan legalisatie ook schriftelijk geschieden?
Het is mogelijk schriftelijk om legalisatie van documenten te verzoeken en de Ambassade kan bemiddelen in het verkrijgen van een buitenlands document en de legalisatiedaarvan bij de desbetreffende lokale autoriteiten. De Ambassade zal u schriftelijk op de hoogte stellen van de geldende procedure hieromtrent. 

Kosten 
De ambassade en consulaten brengen per document een bedrag van EURO 26,25 in rekening. Deze kosten dienen contant te worden voldaan in Mozambicaanse Meticais. Het Mozambicaanse Ministerie van Buitenlandse Zaken brengt een bedrag van MZN 50,-- in rekening per document. 

Nederlandse documenten
Legalisatie van Nederlandse documenten dient te geschieden in Nederland. De ambassade kan hiervoor niet zorgdragen en niet bemiddelen. Voor informatie met betrekking tot de te volgen legalisatieketen dient contact opgenomen te worden met het ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag, afdeling legalisaties. 

Adressen
Ministerie van Buitenlandse Zaken in Nederland
Bezuidenhoutseweg 67
Postbus 20061
2500 EB Den Haag
tel: 0031 70 3486486 (algemeen nummer)
0031 70 3484787 (vragen m.b.t. legalisaties)
fax: 0031 70 3484848
Verdere informatie is te vinden op  www.denhaag.nl