1. Inleiding

Het verkeer over de grenzen heen neemt snel toe. Steeds meer personen en bedrijven hebben internationale contacten: door handel, vestiging van een bedrijf, uitzending voor werk, huwelijk of adoptie. Zij krijgen daarbij regelmatig te maken met de eis documenten te overleggen. Maar, een document dat in het ene land rechtsgeldig is, is dat niet automatisch in het andere.

Zowel de Nederlandse autoriteit als de autoriteiten van andere landen willen zekerheid over de status van elkaars documenten. Vaak is het een ingewikkelde zaak om die status vast te stellen. Het is onmogelijk om van ieder land te weten welke instanties er bestaan, welke bevoegdheden zij hebben en hoe de betreffende documenten eruit behoren te zien.

Door legalisatie van Nederlandse documenten weten de buitenlandse autoriteiten dat het document geldig is. Omgekeerd maakt legalisatie in het land van herkomst van buitenlandse documenten deze bruikbaar in de Nederlandse rechtsorde.

Legalisatie is de vaststelling dat een document is afgegeven door een daartoe bevoegd persoon en dat de handtekening op het document inderdaad tot de ondertekenaar behoort. In de praktijk is soms een hele reeks van handtekeningen nodig van instanties die op de hoogte zijn van elkaars bevoegdheid. Men noemt dit wel een 'legalisatieketen'.

In deze brochure kunt u lezen waarop u moet letten bij legalisatie van zowel Nederlandse als buitenlandse documenten.

2. Nederlandse documenten vooir gebruik in het buitenland

Wie legaliseert?
Het Nederlandse ministerie van Buitenlandse Zaken is belast met de legalisatie van Nederlandse documenten voor gebruik in het buitenland. De aanvrager moet zelf alle voorliggende legalisaties geregeld hebben. Zo moet een vertaling, opgesteld door een beëdigd vertaler, gelegaliseerd zijn door de Arrondissementsrechtbank, vervolgens door het ministerie van Justitie en ten slotte door het ministerie van Buitenlandse Zaken.

Nadat het ministerie van Buitenlandse Zaken uw document heeft gelegaliseerd, kunt u voor legalisatie terecht bij de ambassade of het consulaat van het land waar u het document gaat gebruiken. Deze buitenlandse vertegenwoordigingen zijn meestal gevestigd in Den Haag, Amsterdam, Rotterdam of Brussel.

Om welke documenten gaat het?
Sommige Nederlandse documenten kunnen direct door de Afdeling Legalisaties van het ministerie van Buitenlandse Zaken worden gelegaliseerd. Bijvoorbeeld documenten die verstrekt worden door Nederlandse gemeenten, zoals akten van de burgerlijke stand.

Niettemin blijft er nog een veelheid aan documenten over, waarvoor zeer uiteenlopende procedures gelden. Het ministerie van Buitenlandse Zaken kan informatie verstrekken over de legalisatieketen die gevolgd moet worden voordat u een Nederlands document in het buitenland kunt gebruiken.

Aandachtspunten voor indiening van een Nederlands document ter legalisatie

• Controleer of het land waar u het document voor nodig heeft, is aangesloten bij een legalisatieverdrag. Zo ja, dan is legalisatie door het ministerie van Buitenlandse Zaken misschien niet noodzakelijk. Zie hiervoor ook hoofdstuk 5 Legalisatieverdragen.
• Dien een in Nederland afgegeven origineel en ondertekend (bron)document in.
  Zorg voor een document dat recent is afgegeven (niet langer dan één jaar geleden).
• Als het gaat om de legalisatie van een kopie van een Nederlands document ('gezien voor eensluidend fotokopie') moet het originele document bijgevoegd zijn.
• Voorzie, indien nodig, het document van benodigde legalisaties door andere Nederlandse instanties (de 'legalisatieketen').
• Als het gaat om de legalisatie van een vertaling van een Nederlands brondocument, lever dan het originele Nederlandse document eveneens aan. Let wel op de legalisatieketen voor een vertaling.
• Een brondocument dat in Nederland is opgesteld in een vreemde taal (behalve Frans, Duits of Engels) moet voorzien zijn van een Nederlandse vertaling, afkomstig van een beëdigde vertaler.

Hoe gaat legalisatie van een Nederlands document in zijn werk?
Er zijn twee manieren om een in Nederland afgegeven document ter legalisatie aan te bieden bij het ministerie van Buitenlandse Zaken.

1. Bij de afdeling legalisaties van het ministerie.

U biedt het document aan bij de Afdeling Legalisaties van het ministerie. U kunt dit ook laten doen door een familielid of kennis.

De Afdeling Legalisaties is iedere werkdag geopend van 09.00 tot 12.30 uur. Documenten die vóór 11.30 uur zijn ingeleverd, kunnen nog dezelfde dag opgehaald worden. Zijn ze na die tijd ingeleverd, dan zijn ze de volgende dag vanaf 09.00 uur op te halen. De wachttijd is gemiddeld één uur.

De kosten van legalisatie bedragen 10 euro per document.

2. Per post

U kunt het document per post toesturen. Uw schriftelijk verzoek, vergezeld van de te legaliseren documenten richt u aan:

Ministerie van Buitenlandse Zaken
DPV/DF Legalisaties
Postbus 20061
2500 EB DEN HAAG

Vervolgens ontvangt u op het door u opgegeven postadres de bevestiging van ontvangst met het referentienummer waaronder uw verzoek is geregistreerd, de opgave van kosten (inclusief de verzendkosten per aangetekende post) en het bankrekeningnummer. Het is belangrijk dat u het referentienummer vermeldt bij de overmaking van het bedrag naar het bankrekeningnummer. Na ontvangst van uw betaling worden de gelegaliseerdej documenten binnen 14 dagen per aangetekende post geretourneerd.

De kosten van legalisatie per post zijn 10 euro per document, exclusief de verzendkosten. Documenten die niet gelegaliseerd kunnen worden zullen worden geretourneerd, bedragen onder de 13 euro kunnen niet worden gerestitueerd.

Verzending van documenten per post is voor eigen risico.

Voor vragen kunt u tussen 9.00 uur tot 12.30 uur contact opnemen met de Afdeling Legalisaties van het ministerie. Telefoonnummer +31 70 348 59 01.

3. Buitenlandse documenten voor gebruik in Nederland

Wie legaliseert?
De Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland zijn belast met de legalisatie van buitenlandse documenten voor gebruik in Nederland. Deze documenten moeten eerst voorzien zijn van een legalisatie door de plaatselijke autoriteiten, meestal het ministerie van Buitenlandse Zaken in het land van herkomst van het document.

Om welke documenten gaat het?
Als een Nederlandse instantie u om een recent en gelegaliseerd document uit het buitenland vraagt, gaat het meestal om geboorte-, huwelijks- en overlijdensakten. Het ministerie van Buitenlandse Zaken kan voor Nederlanders bemiddelen bij het opvragen en laten legaliseren van buitenlandse documenten. Bemiddeling is echter niet in elk land mogelijk.

Hoe gaat het aanvragen en legaliseren van een buitenlands document in zijn werk?
U schrijft een brief aan de Afdeling Legalisaties van het Nederlandse ministerie van Buitenlandse Zaken waarin u verzoekt om een document in een bepaald land aan te vragen of te laten legaliseren. Het document moet wel altijd betrekking hebben op een persoon met de Nederlandse nationaliteit. U sluit het volgende bij:

• een kopie van uw Nederlandse paspoort;
• indien u een recent en gelegaliseerd document opvraagt: een kopie van het (oude) document;
• indien het gaat om het aanvragen van een afschrift van uw geboorteakte en u niet meer over een kopie daarvan beschikt: de volledige voor- en achternamen van uw ouders. In sommige landen is het echter niet altijd mogelijk om zonder een kopie van de oude akte een afschrift op te vragen;
• indien u een document wilt laten legaliseren: het originele document. Het document mag meestal niet langer dan één jaar geleden zijn afgegeven.

Het ministerie van Buitenlandse Zaken brengt bemiddelingskosten in rekening voor het aanvragen en/of laten legaliseren van een buitenlands document. Het bedrag kan variëren van 36,25 euro tot 131,00 euro per document.

Het aanvragen of laten legaliseren van buitenlandse documenten kan enige maanden in beslag nemen. Het ministerie van Buitenlandse Zaken is voor wat betreft het aanvragen van documenten afhankelijk van lokale omstandigheden en kan dus niet garanderen dat u het document ook werkelijk krijgt. Indien het document niet kan worden verkregen, kunnen de door u betaalde bemiddelingskosten helaas niet aan u worden terugbetaald, aangezien er altijd kosten met het aanvragen van documenten zijn gemoeid.

Inschrijving van buitenlandse akten bij de burgerlijke stand in Den Haag
Geboorte-, huwelijks- en overlijdensakten die in het buitenland zijn opgemaakt door de plaatselijke autoriteiten kunnen na legalisatie worden ingeschreven in de registers van de burgerlijke stand van de gemeente Den Haag. De persoon op wie de akte betrekking heeft moet Nederlander zijn (geweest) of een vluchteling met de A-status. De inschrijving van een buitenlandse akte is niet verplicht, maar heeft als voordeel dat u te allen tijde afschriften en/of uittreksels kunt opvragen bij de burgerlijke stand van de gemeente Den Haag. U hoeft de akte dan niet meer in het buitenland aan te vragen en te laten legaliseren.

Voor informatie over het inschrijven van buitenlandse akten kunt u de brochure aanvragen bij het Bureau Bijzondere Akten van de Gemeente Den Haag, tel. +31 70 353 28 20, of via onderstaande link.

4. Consulaire akten en verklaringen uit het buitenland

Consulaire akten
Consulaire akten zijn documenten die zijn opgemaakt door een Nederlandse ambassade of consulaat in het buitenland voor personen met de Nederlandse nationaliteit. Het kan bijvoorbeeld gaan om geboorte-, huwelijks- of overlijdensakten. Slechts een beperkt aantal ambassades en consulaten is bevoegd om deze akten van de burgerlijke stand op te stellen. Het is dus niet altijd mogelijk om een geboorteakte bij een Nederlandse ambassade of consulaat te verkrijgen. Het ministerie van Buitenlandse Zaken kan voor Nederlanders bemiddelen bij het opvragen van een afschrift of uittreksel van een consulaire akte indien de geboorte, het huwelijk of het overlijden bij een daartoe bevoegde Nederlandse ambassade of consulaat is ingeschreven in het consulaire register van de burgerlijke stand.

Consulaire verklaringen
Consulaire verklaringen zijn bijvoorbeeld een verklaring van ongehuwd zijn, een verklaring van woonplaats of een bewijs van Nederlanderschap. Consulaire verklaringen worden afgegeven voor Nederlanders die in het buitenland gewoond hebben of daar nog wonen en die zo'n verklaring voor een Nederlandse instantie nodig hebben.

Als u in het buitenland in het huwelijk wilt treden, vragen de plaatselijke autoriteiten soms om een zogeheten 'verklaring van huwelijksvoornemen'. De Nederlandse ambassade of het consulaat in het land waar u wilt trouwen geeft deze verklaring af. Het ministerie van Buitenlandse Zaken kan voor Nederlanders bemiddelen bij het opvragen van consulaire verklaringen.

Het ministerie van Buitenlandse Zaken brengt bemiddelingskosten in rekening voor het aanvragen van consulaire akten of verklaringen. De kosten zijn 30,00 euro per document. Het aanvragen van een consulaire akte of verklaring kan enige weken in beslag nemen.

Consulaire akten en verklaringen die zijn opgemaakt door een Nederlandse ambassade of consulaat behoeven niet gelegaliseerd te worden voor gebruik in Nederland. Het betreffen hier immers Nederlandse documenten. Een consulaire akte kan ook niet worden ingeschreven in de registers van de burgerlijke stand van de gemeente Den Haag.

Voor informatie over het aanvragen van consulaire akten of verklaringen kunt u telefonisch contact opnemen met de Afdeling Legalisaties van het ministerie van Buitenlandse Zaken.

5. Legalisatieverdragen

Sommige landen hebben met elkaar verdragen om de legalisatieketen te verkorten. Dat houdt in dat bepaalde documenten uit het ene verdragsland met éé n legalisatie of soms zelfs zonder legalisatie in een ander verdragsland gebruikt kunnen worden.

Het bekendste legalisatieverdrag is het 'Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie voor buitenlandse openbare akten', ook wel het zogeheten Apostilleverdrag van 's-Gravenhage, van 5 oktober 1961. Dit verdrag maakt legalisatie niet overbodig, maar bepaalt dat de legalisatieketen zich beperkt tot één legalisatie, de apostillestempel. Met een apostillestempel hoeft het document niet meer gelegaliseerd te worden door de ambassade of het consulaat van het land waar u het document gaat gebruiken. In Nederland wordt de apostillestempel afgegeven door de Arrondissementsrechtbanken.

Voor informatie over de legalisatieverdragen kunt u telefonisch contact opnemen met de Afdeling Legalisaties van het ministerie van Buitenlandse Zaken.